Vanaf 2017 mogen jaarrekeningen niet meer op papier naar de KvK. ‘Dit wordt echt een groot probleem’, zegt een softwareleverancier.

“Onzin”, zeggen we bij Accountantskantoor Smeulders BV. Want sinds 2014 leveren wij alle deponeringsjaarrekeningen namens onze klanten via SBR digitaal aan bij de de Kamer van Koophandel.

Maar dat geldt niet voor ieder kantoor. In een wereld waarin iedereen de mond vol heeft van de digitale revolutie en big data zijn sommige zaken verrassend ouderwets. Zo’n 70 tot 75 procent van alle Nederlandse ondernemingen met een deponeringsplicht levert op dit moment zijn jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KvK) aan op papier of als pdf-bestand bij een e-mail, zo laat de KvK weten.

Bij ‘op papier’ is het zo dat de ondernemer, zijn boekhouder of de accountant de jaarrekening print, in een enveloppe steekt, frankeert en op de bus doet. Bij de KvK moeten datatypistes de gegevens vervolgens in het computersysteem intikken.

Hetzelfde geldt voor de financiële gegevens die bedrijven moeten aanleveren bij banken in verband met een kredietaanvraag of de periodieke revisie van de kredietovereenkomst. Hier ligt het percentage papier zelfs nog wat hoger dan bij de KvK, bevestigt Filip Zoeteweij, zonder precieze cijfers te willen noemen. Hij werkt bij de Rabobank en is voorzitter van een samenwerkingsverband waarmee de drie grootbanken (Rabobank, ING en ABN Amro) in Nederland proberen de digitalisering te versnellen. “Papier en enveloppen zijn dermate ouderwets, dat past eigenlijk niet meer in deze tijd”, verzucht Zoeteweij.

Boete voor papier

Maar als alles goed gaat verandert deze situatie volgend jaar drastisch. Vanaf 1 januari 2017 dwingt een nieuwe wet bedrijven om hun jaarrekening digitaal aan te leveren bij de KvK. Bovendien moet die rapportage worden opgesteld volgens een set vaste standaarden, die bekend staat als Standard Business Reporting (SBR). Om te beginnen met de kleine bedrijven, maar vanaf 2018 ook de middelgrote bedrijven. Voor de grote beursgenoteerde bedrijven is het nog wachten op Europese regelgeving.

Banken kunnen hun klanten niet wettelijk dwingen, maar willen van de gelegenheid gebruik maken om ook een grote slag te slaan bij de digitalisering van de gegevensaanlevering. Om dit te bewerkstelligen kiezen zij voor de wortel of de stok: een beloning voor digitaal of een boete voor papier.

De wet maakt deel uit van een groot, door de overheid geïnitieerd project waarbij bedrijven hun financiële gegevens digitaal en via de SBR-systematiek aanleveren. Niet alleen aan de KvK en de banken, maar ook aan de Belastingdienst en het CBS. Bij de Belastingdienst is het nieuwe regime al in 2013 ingegaan.

bron: accountant.nl